Im letzten LMC am 15.03.2024 hieß es, neue strukturierte Herangehensweisen von Rollenmodellen im Organisationsmanagement kennenzulernen. In der Welt des Organisationsmanagements gibt es immer Raum für Innovation und Wandel. Traditionelle Grenzen werden durchbrochen, und neue Perspektiven eröffnen sich, um Transparenz zu fördern und Effizienz zu steigern. In diesem Blogbeitrag sind die wesentlichen Erkenntnisse des LMC für Sie zusammengefasst.
Hierarchien und ihre Grenzen
Im Kern jedes Unternehmens steht die gemeinschaftliche Aufgabe, Kundenbedürfnisse zu erfüllen und eine treue Kundschaft aufzubauen. Dies führt zu Umsatz- und Gewinnsteigerungen. Die Hauptaufgaben drehen sich um den Einkauf, das Kunden- und Lieferantenmanagement sowie die Zielerreichung durch das Finanz- und Rechnungswesen sowie das Personalmanagement. Hinzu kommen unterstützende Funktionen wie Controlling und Berichtswesen. Die Geschäftsführung orchestriert diese Aufgaben, während Abteilungsleiter und Sachbearbeiter sie ausführen.
Traditionelle Organisationsstrukturen basieren oft auf starren Hierarchien. Basierend auf der tayloristischen Arbeitsverteilung entlang der Hierarchiestufen bleiben diese Strukturen trotz geänderter Anforderungen bestehen. Ein typisches Organigramm weist an der Spitze einer Pyramide die Geschäftsleitung oder Geschäftsführung auf. Darunter zeigen sich parallele Bereiche mit entsprechender Leitung, welche sich in Abteilungen mit zugehörigen Teams aufspalten. Je größer ein Unternehmen, umso umfangreicher die Organigramm-Darstellung. Wenn man nun von flachen Hierarchie-Ebenen spricht, ist damit gemeint, dass das Organigramm eher breit als hoch ist.
In dieser Pyramide werden Aufgaben kaskadenartig von oben nach unten delegiert. Das funktioniert bei patriarchischem Führungsstil und einer simplen Aufgabenverteilung. Sofern jedoch Prozesse in diese Strukturen integriert sind, tauchen unweigerlich Probleme auf. Prozesse verlaufen quer zu den Hierarchiestufen und zusätzlich über verschiedene Bereiche hinweg. Nun fällt es schwer, die Prozessaufgaben und somit den gesamten Prozess zentral zu managen.
Klare Verantwortlichkeiten definieren
In einer gut funktionierenden Organisation hingegen wissen Mitarbeitende genau, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten sie auch in Prozessen tragen. Durch klare Zuordnungen wird Transparenz geschaffen und Doppelarbeit vermieden.
Die präzise Zuordnung von Rollen und Verantwortlichkeiten ebnet den Weg für einen nachhaltigen und mitarbeiterorientierten Wandel. Dies ist eine Schlüsselkomponente für eine erfolgreiche und zukunftsweisende Unternehmensentwicklung. Durch die Schaffung von klaren Prozessstrukturen zur transparenten Prozessarbeiten können Organisationen flexibler auf Veränderungen reagieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.
Im Organisationsmanagement spielt die klare Definition von Verantwortlichkeiten und Aufgaben eine entscheidende Rolle, um die Komplexität moderner Geschäftsabläufe zu bewältigen. Ein bewährtes Instrument dafür ist das Konzept des "Rollenmodells", das spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten einzelnen Personen oder Gruppen zuordnet, um die Effizienz von Prozessen zu steigern. Dies fördert nicht nur Transparenz und Zusammenarbeit, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, flexibel auf Veränderungen zu reagieren.
Im Kontext organisatorischer Strukturen und Arbeitsabläufe werden verschiedene Konzepte wie Positionen, Stellen, Funktionen und Rollen verwendet, um Verantwortlichkeiten und Aufgaben zu definieren. Jedes dieser Konzepte trägt auf einzigartige Weise zur effizienten Gestaltung der Arbeitsumgebung bei und bildet das Grundgerüst, auf dem Arbeitsprozesse aufbauen.
Das NEO-Rollenmodell
Das NEO-Rollenmodell benennt die Rollen im Organisationsmanagement unter Beachtung der Aufbau- und Ablaufstrukturen. Es beschreibt die Beziehungen, die Kommunikationswege und die Verantwortungsfelder aller Rollen. So lassen sich Aufgaben ableiten und auf die Rollen verteilen.
Das NEO-Rollenmodell bietet dabei eine strukturierte Herangehensweise zur klaren Definition von Verantwortlichkeiten und Aufgaben im Prozessmanagement. Diese Rollen sind von entscheidender Bedeutung, um die Effektivität und Effizienz von Prozessen sicherzustellen. Sie schaffen nicht nur Transparenz, sondern ermöglichen auch eine effektive Zusammenarbeit und Flexibilität in sich wandelnden Umgebungen.
Beginnen wir mit den hierarchischen Ebenen, die das obere Management, das mittlere Management und das BPM Office umfassen. Das obere Management ist verantwortlich für die Entwicklung der Unternehmensvision und Strategie sowie für die Auswahl geeigneter Lösungen. Das mittlere Management setzt die Strategie in operative und taktische Fachziele um und definiert entsprechende Strukturen. Das BPM Office trägt zur Schaffung eines einheitlichen Verständnisses für das Organisations- und Prozessmanagement bei und unterstützt bei der Kompetenzentwicklung sowie der Durchführung.
Das Rollenmodell umfasst auch spezifische Rollen wie den Prozesskoordinator, der für die Effizienz und kontinuierliche Verbesserung der Prozesslandschaft verantwortlich ist. Der Applikationskoordinator gewährleistet eine effiziente Nutzung und Integration von Applikationen, während der Prozesseigner eine Schlüsselposition im Prozessmanagement einnimmt und für die Steuerung und kontinuierliche Verbesserung von Prozessen zuständig ist.
Zusätzlich gibt es den fachlichen und technischen Applikationseigner, die für die Gestaltung und Effektivität einer bestimmten Anwendung verantwortlich sind. Der Operativverantwortliche ist hingegen für die operative Umsetzung der Prozesse zuständig und trägt die Verantwortung für die Einhaltung der Prozessziele.
In enger Zusammenarbeit stellen diese Rollen sicher, dass die Prozesse effizient und reibungslos ablaufen. Durch die klare Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten werden Lücken schnell identifiziert und entsprechend besetzt, was die Gesamteffizienz der Organisation steigert.
Fazit
Die Transformation von traditionellen Organisationsstrukturen hin zu dynamischen und transparenten Strukturen ist unerlässlich für Unternehmen, die langfristigen Erfolg anstreben. Indem wir jedem an seinen Platz bringen, schaffen wir nicht nur eine effizientere Arbeitsumgebung, sondern fördern auch das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Autor
Mike Deecke ist Management Consultant bei adesso SE und verantwortet den Bereich Organisationsberatung. Weil Erfolg kein Zufall ist, sondern von richtigen Entscheidungen abhängt, berät Mike erfolgsorientierte Entscheidende bei Transformationsfragen - bevor es in die Umsetzung geht. So kann das Richtige von den Richtigen bewusst einfach richtig gemacht werden.
Über das LMC
Der Logistikstandort Hamburg befindet sich im Auf- und Umbruch. Aus diesem Grunde hat die Logistik-Initiative Hamburg ein monatliches Logistics-Morning-Coffee (LMC) für die Entscheider der Szene ins Leben gerufen. Logistiker haben somit die Möglichkeit, sich jeden 3. Freitag im Monat von 08:00 - 09:30 Uhr in legerem Rahmen gezielt über aktuelle Themen auszutauschen sowie neue Impulse anzuregen.
