Wo verlieren Unternehmen Bewerbende im Recruitingprozess? Erfahren Sie, wie Sie Schwachstellen entlang der Candidate Journey erkennen und mit einer praxisnahen Checkliste gezielt optimieren.
Der erste Kontakt mit potenziellen Bewerbenden entsteht oft lange vor der eigentlichen Bewerbung, zum Beispiel über einen Beitrag auf LinkedIn oder Instagram, eine Messe, eine Stellenbörse oder die Karriereseite Ihres Unternehmens. Innerhalb weniger Augenblicke entsteht ein erster Eindruck. Dieser entscheidet häufig darüber, ob sich jemand näher mit Ihrem Unternehmen beschäftigt.
Genau hier beginnt die Candidate Journey. Sie beschreibt alle Berührungspunkte zwischen einem Unternehmen und potenziellen Bewerbenden: vom ersten Interesse bis zum Onboarding. Jeder Touchpoint bietet die Chance, Vertrauen aufzubauen, Interesse zu wecken und qualifizierte Fachkräfte für sich zu gewinnen.
Eine gut gestaltete Candidate Journey sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen positiv wahrgenommen wird, der Bewerbungsprozess reibungslos funktioniert und qualifizierte Fachkräfte gerne mit Ihrem Unternehmen in Kontakt bleiben, selbst wenn es im ersten Anlauf nicht zu einer Einstellung kommt.
Viele Unternehmen verlieren Bewerbende jedoch immer wieder an denselben Stellen des Recruitingprozesses: Die Stellenanzeige überzeugt nicht, das Bewerbungsformular ist zu aufwendig, Rückmeldungen bleiben aus, Vorstellungsgespräche wirken unvorbereitet oder Entscheidungen dauern zu lange. Die gute Nachricht: Die meisten dieser Schwachstellen lassen sich erkennen und mit vergleichsweise geringem Aufwand verbessern.
Um diese Optimierungspotenziale aufzudecken, lohnt sich ein Blick auf die gesamte Candidate Journey: vom ersten Eindruck bis zur finalen Entscheidung.
Warum ist eine gute Candidate Journey so wichtig?
Eine positive Candidate Journey wirkt sich auf weit mehr aus als nur die Anzahl eingehender Bewerbungen.
Sie trägt dazu bei,
- mehr qualifizierte Bewerbungen zu erhalten,
- die Abbruchquote im Bewerbungsprozess zu reduzieren,
- Stellen schneller zu besetzen,
- das Arbeitgeberimage nachhaltig zu stärken,
- positive Bewertungen auf Arbeitgeberplattformen zu fördern und
- auch abgelehnte Bewerbende als Markenbotschafter zu gewinnen.
Umgekehrt können schlechte Erfahrungen erhebliche Folgen haben. Eine Studie von softgarden und ESCH. The Brand Consultants (2024) zeigt, dass mehr als die Hälfte der Bewerbenden mit ihren Erfahrungen im Bewerbungsprozess nicht zufrieden ist. Negative Erlebnisse werden häufig im persönlichen Umfeld oder auf Arbeitgeberbewertungsplattformen geteilt und können sich dadurch nachhaltig auf die Arbeitgebermarke auswirken. Darüber hinaus gaben 24 % der Befragten an, die Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens nach einem schlechten Bewerbungsprozess negativer zu bewerten.
Woran erkennen Sie Schwachstellen?
Und wie können Sie diese optimieren?
Nicht jede Schwachstelle im Recruiting fällt sofort auf. Deshalb lohnt sich ein regelmäßiger Blick auf Kennzahlen, Feedback und den gesamten Bewerbungsprozess. So erkennen Sie, an welcher Stelle des Recruitingprozesses Bewerbende verloren gehen und können gezielt gegensteuern.
1. Sichtbarkeit
⛔️Zu wenig Aufrufe der Stellenanzeige
Problem: Ihre Zielgruppe findet Ihre Stellenanzeige nicht oder Sie nutzen nicht die richtigen Recruiting-Kanäle.
Orientierungswert: Gerade in der Logistik kann es 20 bis 50 Besucher auf einer Stellenanzeige brauchen, bis überhaupt eine Bewerbung generiert wird. Für die Besetzung einer Stelle können wiederum 10 bis 30 Bewerbungen erforderlich sein.
Optimierung: Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Recruiting-Kanäle zu Ihrer Zielgruppe passen. Wo erreichen Sie potenzielle Bewerberinnen und Bewerber am besten? Je nach Zielgruppe können Social Media, allgemeine Stellenbörsen wie Indeed oder StepStone, spezialisierte Jobportale wie stellenwerk oder auch klassische Offline-Kanäle wie Plakatwerbung und Anzeigen im öffentlichen Nahverkehr die richtige Wahl sein. In manchen Branchen entstehen neue Arbeitsverhältnisse zudem häufig über Empfehlungen aus dem eigenen Team. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden daher konsequent über jede offene Stelle. Sie können wertvolle Botschafterinnen und Botschafter Ihres Unternehmens sein.
⛔️Viele Aufrufe der Stellenanzeige, aber wenige Bewerbungen
Problem: Die Stellenanzeige überzeugt Interessierte nicht ausreichend.
Orientierungswert: Das Verhältnis zwischen Seitenaufrufen und Bewerbungen sollte möglichst hoch sein, mindestens jedoch 5 %.
Optimierung: Beschreiben Sie Aufgaben, Benefits und Entwicklungsmöglichkeiten möglichst konkret. Formulierungen wie „spannende Aufgaben“ oder „attraktive Benefits“ sind wenig aussagekräftig. Erklären Sie stattdessen, welche Tätigkeiten die Stelle umfasst, welche Vorteile Sie tatsächlich bieten und welche Entwicklungsperspektiven es gibt.
Achten Sie außerdem auf eine klare und verständliche Sprache, die zu Ihrer Zielgruppe passt. Wenn Sie internationale Fachkräfte oder Menschen mit Deutsch als Zweitsprache ansprechen möchten, verzichten Sie möglichst auf komplizierte Formulierungen, Fachjargon und unnötige Abkürzungen.
Prüfen Sie zum Schluss, ob sofort erkennbar ist, wie und wohin die Bewerbung gesendet werden soll. Ein gut sichtbarer Bewerbungsweg und klare Ansprechpartner erleichtern die Bewerbung und vermeiden unnötige Rückfragen.
2. Bewerbung
⛔️Hohe Abbruchquote im Bewerbungsformular
Problem: Der Bewerbungsprozess ist zu aufwendig oder enthält unnötige Hürden.
Orientierungswert: Die Abbruchquote sollte möglichst unter 20 % liegen.
Optimierung: Beschränken Sie sich auf die wirklich notwendigen Informationen, vermeiden Sie doppelte Angaben aus dem Lebenslauf und reduzieren Sie Pflichtfelder auf das Wesentliche. Testen Sie das Bewerbungsformular regelmäßig, insbesondere auf dem Smartphone und prüfen Sie, ob sich eine Bewerbung in wenigen Minuten problemlos abschließen lässt.
Richten Sie den Bewerbungsprozess dabei konsequent an den Bedürfnissen der Bewerbenden aus. Nicht immer ist die Lösung, die sich intern am einfachsten verarbeiten lässt, auch die beste. Wenn Bewerbende dadurch weniger Aufwand haben, lohnt es sich häufig, interne Prozessschritte oder einen etwas höheren Bearbeitungsaufwand in Kauf zu nehmen
3. Kommunikation
⛔️Lange Bearbeitungszeiten zwischen den einzelnen Prozessschritten
Problem: Der Recruitingprozess ist zu langsam und Bewerbende springen ab.
Orientierungswerte: Die erste persönliche Rückmeldung sollte idealerweise innerhalb von 48 Stunden bis max. einer Woche erfolgen. Der gesamte Bewerbungsprozess von der Bewerbung bis zur Zusage sollte möglichst innerhalb von 30 Tagen abgeschlossen sein.
Optimierung: Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsfristen für jeden Prozessschritt, auch für die Fachabteilung. Planen Sie Vorstellungsgespräche frühzeitig und treffen Sie Entscheidungen zeitnah. Lassen sich Verzögerungen nicht vermeiden, informieren Sie Bewerbende proaktiv über den aktuellen Stand und den weiteren Ablauf. Transparente Kommunikation sorgt dafür, dass auch längere Prozesse als wertschätzend wahrgenommen werden.
⛔️Häufige Nachfragen zum Stand der Bewerbung
Problem: Bewerbenden fehlt Transparenz über den Bewerbungsprozess.
Optimierung: Kommunizieren Sie den weiteren Ablauf frühzeitig und informieren Sie Bewerbende proaktiv über Verzögerungen oder Änderungen. Auch wenn sich Entscheidungen verschieben, schafft eine kurze Zwischeninformation Vertrauen.
4. Vorstellungsgespräch
⛔️Viele kurzfristige Absagen vor dem Vorstellungsgespräch
Problem: Der Recruitingprozess dauert zu lange oder die Kommunikation überzeugt Bewerbende nicht.
Optimierung: Fragen Sie nach den Gründen für die Absage. Häufig erhalten Sie wertvolle Hinweise darauf, ob Bewerbende bereits ein anderes Angebot angenommen haben, weil der Bewerbungsprozess zu langwierig war oder an welcher anderen Stelle Ihr Prozess verbessert werden kann.
⛔️Qualität des Vorstellungsgesprächs wird bemängelt
Problem: Bewerbende fühlen sich im Gespräch nicht willkommen oder erleben das Unternehmen anders als erwartet.
Optimierung: Ein Vorstellungsgespräch ist keine Einbahnstraße. Es dient nicht nur dazu, die Eignung der Bewerbenden zu beurteilen, sondern auch dazu, dass diese prüfen können, ob sie sich im Unternehmen, im Team und mit den zukünftigen Kolleginnen und Kollegen wohlfühlen würden.
Stellen Sie deshalb sicher, dass alle am Gespräch beteiligten Personen gut vorbereitet sind. Kennen alle den Lebenslauf, die Anforderungen der Stelle und wissen, worauf im Gespräch geachtet werden sollte? Schaffen Sie eine wertschätzende Atmosphäre, geben Sie einen authentischen Einblick in das Unternehmen und kommunizieren Sie den Ablauf des Gesprächs sowie die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess transparent.
5. Entscheidung
⛔️Niedrige Annahmequote von Vertragsangeboten
Problem: Möglicherweise hat der Recruitingprozess zu lange gedauert und die Bewerberin oder der Bewerber hat sich in der Zwischenzeit für ein anderes Angebot entschieden. Ebenso kann es sein, dass Erwartungen und Vertragsbedingungen nicht ausreichend geklärt wurden oder ein anderes Unternehmen im Bewerbungsprozess einen überzeugenderen Eindruck hinterlassen hat.
Optimierung: Holen Sie aktiv Feedback von Bewerbenden ein, die sich gegen Ihr Unternehmen entschieden haben. Die Gründe für eine Absage liefern häufig wertvolle Hinweise darauf, wie Sie Ihren Recruitingprozess verbessern können.
Achten Sie außerdem auf kurze Entscheidungswege. Qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten erhalten oft mehrere Angebote und sollten nicht unnötig lange auf eine Rückmeldung warten. Benötigen Sie mehr Zeit für die Entscheidung, kommunizieren Sie dies offen: Fragen Sie, bis wann die Bewerberin oder der Bewerber aufgrund anderer Bewerbungsprozesse eine Entscheidung benötigt, und nennen Sie einen verbindlichen Termin, bis zu dem Sie sich spätestens zurückmelden. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und erhöht die Chance, dass geeignete Kandidatinnen und Kandidaten bis zum Ende im Bewerbungsprozess bleiben.
6. Onboarding
⛔️Neue Mitarbeitende verlassen das Unternehmen innerhalb der Probezeit oder im ersten Jahr
Problem: Neue Mitarbeitende fühlen sich nicht ausreichend integriert, ihre Erwartungen stimmen nicht mit der Realität überein oder sie erhalten zu wenig Unterstützung beim Einstieg.
Orientierungswert: Je nach Branche unterscheiden sich die Werte stark. Beobachten Sie stattdessen regelmäßig Ihre Frühfluktuation (z. B. Kündigungen innerhalb der ersten sechs oder zwölf Monate). Die Frühfluktuation variiert je nach Branche. Beobachten Sie daher vor allem Ihre eigene Entwicklung, zum Beispiel den Anteil der Kündigungen innerhalb der ersten sechs oder zwölf Monate. Die softgarden Onboarding-Studie (März 2026) zeigt, dass rund jede sechste neu eingestellte Person (17–18 %) das Unternehmen bereits innerhalb der ersten 100 Tage wieder verlässt. Als häufigster Grund wird eine Diskrepanz zwischen den Versprechen im Recruiting und der tatsächlichen Arbeitssituation genannt.
Optimierung: Erfolgreiches Onboarding beginnt bereits im Recruiting. Formulieren Sie Stellenanzeigen ehrlich, vermitteln Sie im Vorstellungsgespräch ein realistisches Bild der Aufgaben, des Teams und der Arbeitsbedingungen und vermeiden Sie Versprechungen, die später nicht eingehalten werden können. Halten Sie den Kontakt bis zum ersten Arbeitstag aufrecht, bereiten Sie Arbeitsplatz und Arbeitsmittel rechtzeitig vor und sorgen Sie für einen strukturierten Einarbeitungsplan. Feste Ansprechpersonen, regelmäßige Feedbackgespräche und klare Erwartungen erleichtern den Einstieg und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeitende langfristig im Unternehmen bleiben.
7. Candidate Experience insgesamt
⛔️Negative Bewertungen auf Arbeitgeberplattformen oder negatives Feedback
Problem: Bewerbende erleben den Recruitingprozess z. B. nicht wertschätzend oder professionell genug.
Optimierung: Nehmen Sie Bewertungen auf Plattformen wie kununu oder Glassdoor ernst und prüfen Sie, welche konkreten Erfahrungen dahinterstehen. Auch abgelehnte Bewerbende sollten den Bewerbungsprozess positiv in Erinnerung behalten. Sie können auch selbst Feedback einholen: beispielsweise nach einer Einstellung, einer Absage oder über kurze Befragungen auf Ihrer Karriereseite. So erhalten Sie konkrete Hinweise, wie Ihr Recruitingprozess verbessert werden kann.
Hinweis: Die genannten Kennzahlen dienen als Orientierungswerte. Je nach Branche, Region und Zielgruppe können sie deutlich variieren. Entscheidend ist weniger der Vergleich mit anderen Unternehmen als die regelmäßige Beobachtung Ihrer eigenen Kennzahlen. So erkennen Sie frühzeitig Veränderungen und können Ihren Recruitingprozess kontinuierlich verbessern.
Fazit
Eine überzeugende Candidate Journey entsteht nicht durch spektakuläre Einzelmaßnahmen, sondern durch einen konsequent bewerberorientierten Prozess. Unternehmen, die ihre Recruitingstrecke regelmäßig überprüfen und anhand geeigneter Kennzahlen weiterentwickeln, verbessern nicht nur die Candidate Experience, sondern erhöhen auch ihre Chancen, qualifizierte Fachkräfte langfristig zu gewinnen.
Denn am Ende entscheidet nicht nur das Jobangebot, sondern das gesamte Erlebnis: vom ersten Kontakt bis zu den ersten Monaten im Unternehmen.
Nutzen Sie die folgende Checkliste, um Ihren Recruitingprozess Schritt für Schritt aus Sicht der Bewerbenden zu überprüfen und mögliche Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Checkliste: Der optimale Recruitingprozess
Machen Sie den Selbsttest: Bewerben Sie sich auf eine Ihrer eigenen Stellen und durchlaufen Sie den gesamten Recruitingprozess aus Sicht der Bewerbenden. Nutzen Sie die folgende Checkliste, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren.
Sichtbarkeit & erster Eindruck
☐ Wird Ihre Stellenanzeige über Google, Jobbörsen oder KI-Suchen gefunden?
☐ Ist Ihre Karriereseite aktuell, verständlich und mobil optimiert?
☐ Finden Interessierte alle relevanten Informationen schnell?
☐ Haben Sie den Bewerbungsprozess in den letzten sechs Monaten selbst getestet, idealerweise auf dem Smartphone?
Stellenanzeige
☐ Ist innerhalb von 30 Sekunden klar, worum es bei der Stelle geht?
☐ Wird deutlich, warum sich eine Bewerbung lohnt?
☐ Sind Aufgaben, Benefits und Entwicklungsmöglichkeiten konkret beschrieben?
☐ Ist der Bewerbungsprozess transparent erklärt?
☐ Passt Sprache und Umfang der Anzeige zur Zielgruppe?
Bewerbung
☐ Ist der Bewerbungsweg sofort erkennbar?
☐ Lässt sich die Bewerbung in wenigen Minuten abschließen?
☐ Werden nur notwendige Informationen abgefragt?
☐ Müssen keine Angaben doppelt eingegeben werden?
☐ Erhalten Bewerbende direkt eine Eingangsbestätigung?
Kommunikation
☐ Erfolgt die erste persönliche Rückmeldung zeitnah?
☐ Werden die nächsten Schritte transparent kommuniziert?
☐ Halten Sie zugesagte Zeiträume und Absprachen ein?
☐ Informieren Sie proaktiv über Verzögerungen?
Vorstellungsgespräch
☐ Sind Termin, Ansprechpartner und Ablauf vorab klar kommuniziert?
☐ Fühlen sich Bewerbende willkommen und wertgeschätzt?
☐ Sind alle Gesprächspartner gut vorbereitet?
☐ Vermittelt das Gespräch ein authentisches Bild Ihres Unternehmens?
Entscheidung
☐ Wird zeitnah über die Bewerbung entschieden?
☐ Erhalten Bewerbende eine transparente Zu- oder Absage?
☐ Geben Sie nach Vorstellungsgesprächen wertschätzendes Feedback – auch bei Absagen?
Onboarding
☐ Sind Arbeitsplatz, Zugänge und Arbeitsmittel am ersten Arbeitstag vorbereitet?
☐ Wissen neue Mitarbeitende bereits vor dem ersten Arbeitstag, was sie erwartet?
☐ Gibt es einen strukturierten Einarbeitungsplan?
☐ Gibt es feste Ansprechpartner oder Paten für die ersten Wochen?
☐ Holen Sie nach den ersten Wochen bzw. Monaten Feedback zum Onboarding ein?
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Optimierung Ihrer Candidate Journey und viele qualifizierte Bewerbungen!
Quellen
softgarden & ESCH. The Brand Consultants (2024): Bewerbungsverfahren und Markenwahrnehmung – Wie Recruitingprozesse Marken beeinflussen. Online verfügbar unter: softgarden Studie „Bewerbungsverfahren und Markenwahrnehmung“ (abgerufen am 03.08.2026).
softgarden (2026): Erfolgreiches Onboarding 2026. Veröffentlicht am 25. März 2026. Verfügbar unter: https://softgarden.com/de/ressourcen/studien/erfolgreiches-onboarding-2026/ (abgerufen am 05.08.2026).
