Wie lassen sich wiederkehrende Aufgaben im Personalbereich einfacher und effizienter gestalten? Mit dieser Frage beschäftigte sich unser Fachkreis Digital HR bei seiner jüngsten Sitzung. Im Mittelpunkt stand das Thema „Power Automate im HR-Alltag“ – und damit die Frage, wie Automatisierung HR-Teams im Tagesgeschäft entlasten kann.
Rückblick auf TALENTready und den Workshop am 07.10.
Zu Beginn blickte der Fachkreis auf die zentralen Erkenntnisse des TALENTready-Workshops und des Netzwerkevents am 7. Oktober zurück. Hier finden Sie dazu einen schönen Rückblick, inkl. Videobeitrag. Auch die Frage, welche Impulse sich daraus für die digitale Personalarbeit und die Zusammenarbeit in der Logistikbranche ergeben können, spielte bei diesem Thema eine Rolle.
Power Automate im HR-Alltag: Routine automatisieren, Menschen in den Mittelpunkt stellen
Der HR-Alltag ist voll von kleinen, wiederkehrenden Aufgaben: Eingangsbestätigungen versenden, Fristen notieren, Daten von einem System ins nächste übertragen, Informationen nachhalten oder an offene Rückmeldungen erinnern. Jede Aufgabe für sich ist überschaubar – in Summe kosten diese Tätigkeiten jedoch wertvolle Zeit und sind anfällig für Fehler.
Hier setzt Microsoft Power Automate an. Unser Fachkreisleiter Richard Wirth (National HR Systems & Processes Manager bei Kühne+Nagel) stellte vor, wie sich mit der Automatisierung wiederkehrender, regelbasierter Abläufe manuelle Arbeitsschritte reduzieren und Prozesse verlässlicher gestalten lassen, beispielsweise wenn es um die Einholung von Freigaben per Klick (Urlaubsanträge, „Kind krank“-Einreichungen etc.) geht oder Daten zwischen Outlook, Excel, SharePoint, Teams hin- und her bewegt werden. Im Fachkreis wurde diskutiert, welche Prozesse sich dafür besonders eignen und wo Automatisierung im Personalbereich einen konkreten Mehrwert schaffen kann. Ein möglicher Anwendungsfall wäre beispielsweise das Ende der Probezeit eines Mitarbeitenden mit allen zugehörigen HR-Aufgaben (Zeugnis erstellen, Feedbackgespräch terminieren etc.) zu organisieren und bei allen daran beteiligten Personen nachzuhalten. Damit spart man sich das „im Kopf behalten“ - und reduziert teure Fristversäumnisse.
Bei aller Begeisterung für effizientere Abläufe gilt: Automatisierung nimmt HR-Teams nicht jede Aufgabe ab. Sie kann Routinen übernehmen, ersetzt aber weder fachliche Entscheidungen noch persönliche Gespräche oder menschliches Urteilsvermögen. Entscheidend ist deshalb, passende Prozesse zu identifizieren, klare Regeln und Zuständigkeiten festzulegen und die Automatisierung sinnvoll in bestehende Arbeitsabläufe einzubetten. Denn das Ziel ist nicht, HR-Arbeit vollständig zu automatisieren – sondern Freiräume für das zu schaffen, was sie ausmacht: die Arbeit mit Menschen.
Austausch, Praxisnähe und nächste Schritte
Der Austausch im Fachkreis machte deutlich, dass die Digitalisierung von HR-Prozessen nicht zwangsläufig mit großen Projekten beginnen muss. Gerade kleine, klar definierte und regelmäßig wiederkehrende Aufgaben können geeignete Ansatzpunkte sein, um erste Erfahrungen mit Automatisierung zu sammeln.
Der Fachkreis Digital HR der Logistik-Initiative Hamburg bietet den Raum, digitale Entwicklungen gemeinsam einzuordnen, Erfahrungen aus der Praxis zu teilen und konkrete Lösungsansätze für die Personalarbeit zu diskutieren.
