Wie steht es um die Digitalisierung im Personalwesen moderner Unternehmen? Wo hakt es in der Praxis, und welche Hürden gilt es gemeinsam zu nehmen? Diese und weitere Fragen standen im Mittelpunkt des Problemdefinitionsworkshops im Rahmen des 1. TALENTready Arbeitskreises.
„Der Arbeitskreis versteht sich als aktiver Arbeitsraum für gemeinsame Problemlösungen“, betonte Marina Holstein aus dem Cluster Life Science Nord, die den Arbeitskreis moderierte. Das Ziel des Tages: Die unterschiedlichen digitalen Ausgangslagen der Unternehmen sichtbar machen und eine valide Basis für die konkrete Projektarbeit der kommenden Jahre zu schaffen. Bei diesem TALENTready Arbeitskreis waren unter anderem die LIHH-Mitglieder Tomas Peppel (Prokurist bei TRAILER LLOYD) und Steffen Fritz (Personalleiter beim Seehafen Wismar) aktiv vertreten.
In einer ersten interaktiven Vorstellungsrunde und Selbstverortung wurde schnell deutlich: Die Bandbreite ist enorm. Die meisten teilnehmenden Unternehmen arbeiten aktuell mit einer sehr gemischten HR-Softwarelandschaft. Während einige Systeme seit Jahren treu ihren Dienst tun, mussten andere Tools aufgrund mangelnder Performance bereits wieder weichen. Die Suche nach dem passenden Setup verbindet die Unternehmen.
Die Problem-Hotspots: Drei Stationen im Fokus
Im Kern des Workshops ging es ans Eingemachte. An drei thematischen Stationen, moderiert von TALENTready Projektmanagerinnen Natascha Koppermann (LIHH), Kirsten Schümer (EEHH) und Celina Zaparkanszky-Wiederhold (FCHH) filterten die Teilnehmenden mittels Pinnwänden und einer anschließenden Priorisierung per „Gallery Walk“ die brennendsten Herausforderungen heraus:
1. Candidate Experience
Langsame Prozesse in den internen Fachbereichen führen oft dazu, dass sich Top-Talente für agilere Wettbewerber entscheiden, die schlichtweg schneller antworten. Ein weiteres Problem: Bewerbende springen trotz bereits unterschriebenen Arbeitsvertrags vor dem ersten Arbeitstag ab. Zudem treffen oft sehr hohe Erwartungshaltungen der Bewerberinnen und Bewerber (Gehalt, Benefits) auf starre Anforderungsprofile der Unternehmen. Auch die Sichtbarkeit als attraktiver Arbeitgeber bleibt eine Herausforderung.
2. Wissensmanagement
Das Anlernen von neuem Personal und strukturierte Onboarding-Prozesse laufen in vielen Betrieben noch nicht optimal. Es fehlt oft an detaillierten, schriftlichen Prozessbeschreibungen und softwaregestützten Abläufen. Auch wie Entscheidungsfindungen im Unternehmen zustande kommen, ist mangels Transparenz und Dokumentation für neue Mitarbeitende schwer nachvollziehbar. Ein positiver Lichtblick: E-Learning und digitale Schulungen laufen in vielen der teilnehmenden Unternehmen bereits erfreulich gut.
3. Ineffizienzen in HR-Prozessen
Vom Papier zum Digitalen: dieser Schritt ist oft der schwerste. Ob das Ausdrucken und physische Unterschreiben von Arbeitsverträgen oder die Durchführung von Gehaltsrunden via Excel-Tabellen: Analoge oder unvollständige Workflows kosten massiv Zeit und bergen Fehlerquellen. Die Hürden liegen hier meist in komplexen Hierarchien, Budgetgrenzen, rechtlichen Unsicherheiten (Stichwort: digitale Personalakte und Datenschutz) oder schlicht am Fehlen des passenden Tools. Hinzu kommt das Spannungsfeld beim Thema Change-Management: Während die Geschäftsführung oft digitale Innovationen vorantreiben möchte, stoßen diese auf Mitarbeiterebene manchmal auf Widerstand.
Gemeinsame Reflexion: Was nehmen wir mit?
Die abschließende Feedbackrunde zeigte ein durchweg positives und motivierendes Bild. Das sind die wichtigsten Erkenntnisse unserer Teilnehmenden:
- Beruhigende Gewissheit: „Wir sind gar nicht so schlecht aufgestellt wie gedacht.“ Es gab wenig überraschende neue Themen. Dies ist ein Zeichen dafür, dass viele Unternehmen vor exakt denselben strukturellen Herausforderungen stehen.
- Großes Interesse an Best Practices: Der Wunsch nach einem konkreten Tool-Sharing ist riesig. Wer arbeitet mit welcher Software? Welche Erfahrungen gibt es? Hier liegt ein enormer Mehrwert für die zukünftigen Treffen.
- Blick in die Zukunft: Das Thema Künstliche Intelligenz im Recruiting (z. B. Bots, die selbstständig auf Websites nach geeigneten Bewerbern suchen) und innovatives Active Sourcing stehen ganz oben auf der Wunschliste für den weiteren Prozess.
Ausklang bei Schnittchen und Networking
Ein rundum inspirierendes erstes Treffen ging schließlich fließend in den gemütlichen Teil über. Bei frischen Schnittchen und Gebäck nutzten die Teilnehmenden die Zeit intensiv, um zu Netzwerken, Erfahrungen im direkten Gespräch zu vertiefen und den Workshop entspannt ausklingen zu lassen.
Der Grundstein für die Zusammenarbeit bis 2028 ist gelegt. Wir freuen uns schon jetzt auf den nächsten Workshop und den gemeinsamen Weg im Arbeitskreis TALENTready!
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Das Projekt TALENTready und alle damit verbundenen Veranstaltungen sind kofinanziert durch den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) und die Behörde für Wirtschaft, Arbeit und Innovation (BWAI) der Freien und Hansestadt Hamburg.
